Le domande da fare a un motore di prenotazione prima di firmare

Durante la demo, ogni motore di prenotazione sembra perfetto. Le differenze vere emergono dopo: alla prima fattura, al primo rimborso, al primo overbooking o il giorno in cui vuoi cambiare. Ecco le domande da fare prima di firmare, con quello che dovresti sentirti rispondere, che tu gestisca un B&B, un agriturismo o uscite in barca.

Costi: quanto paghi e su cosa

Una commissione bassa può costare più di una alta se si applica a una parte più grande di ogni prenotazione. Fatti dare il listino per iscritto e chiedi:

• C'è una commissione (una percentuale), una tariffa fissa per prenotazione, o entrambe?
• Si applica solo al prezzo della camera o dell'attività, o anche a colazione, transfer, pulizie, IVA e all'imposta di soggiorno che riscuoti per conto del Comune?
• Si paga sulle prenotazioni poi cancellate, o sulla caparra che trattieni dopo una cancellazione tardiva?
• Ci sono costi di attivazione, un canone mensile, o un piano che passa a una fascia più cara quando i volumi crescono?
• Le commissioni sui pagamenti con carta sono incluse, o le addebita a parte il fornitore dei pagamenti?

Un esempio chiarisce perché la base conta. Prendi una prenotazione da 100 in tutto: 80 di pernottamento, 15 di extra e 5 di imposta di soggiorno. Con una commissione indicativa del 10 per cento:

L'imposta di soggiorno non è un tuo ricavo: la incassi e la versi al Comune. Pagarci sopra una commissione significa pagare su soldi che non sono mai stati tuoi. Una buona risposta suona così: "La commissione è questa percentuale, solo sul pernottamento, mai sulle imposte, e niente sulle prenotazioni cancellate."

Pagamenti: su quale conto e chi tiene i soldi

Alcuni motori di prenotazione impongono il loro sistema di pagamento; altri ti fanno collegare un conto intestato a te. La differenza si vede in tre punti.

• Vincolo. Se devi usare il sistema del fornitore, accetti le sue condizioni, e cambiare significa rifare da zero la parte pagamenti.
• Chi tiene i soldi. Il pagamento dell'ospite arriva sul tuo conto, o lo incassa il fornitore e te lo gira dopo? Chiedi ogni quanto avvengono i versamenti e che fine fanno i soldi in transito se il fornitore ha un problema.
• Rimborsi e chargeback. Chi effettua il rimborso, e da quale saldo? Quando un ospite contesta un addebito con la sua banca, chi risponde, con quali prove, e chi paga l'eventuale costo della contestazione?

Una buona risposta: "I pagamenti arrivano direttamente sul tuo conto, i versamenti seguono i tempi del tuo fornitore, i rimborsi li fai tu, e il riepilogo della prenotazione con le condizioni accettate è lì se un ospite contesta un addebito."

Dati degli ospiti: di chi sono?

Ai sensi del GDPR, chi riceve la prenotazione di solito decide perché e come si usano i dati dell'ospite, ed è quindi il titolare del trattamento. Un motore di prenotazione che conserva le prenotazioni per conto tuo è un responsabile del trattamento: come spiega la Commissione europea, tratta i dati personali solo per conto del titolare, in base a un contratto e unicamente su sue istruzioni documentate. La Commissione cita anche il caso di un subappaltatore che ha usato i contatti dei clienti per il proprio marketing, diventando così anche lui titolare.

Quindi chiedi:

• C'è un accordo sul trattamento dei dati, e posso leggerlo prima di firmare?
• Potete scrivere ai miei ospiti, proporre loro altre strutture o usare i loro dati per scopi vostri?

La risposta giusta è un accordo breve e leggibile e un no netto al marketing verso i tuoi ospiti. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale.

Sincronizzazione di calendari e canali

Se vendi anche sui grandi portali, è la sincronizzazione a decidere se avrai overbooking. iCal è un feed di calendario: da una parte si pubblicano le date occupate, dall'altra si leggono con i propri tempi. Puoi collegare i feed in entrambe le direzioni, ma ognuno trasporta solo date bloccate (niente prezzi, niente dati degli ospiti) e si aggiorna solo alla lettura successiva. Una prenotazione fatta adesso può bloccare la data altrove solo dopo il prossimo aggiornamento. Un collegamento a un channel manager è invece un canale bidirezionale pensato per scambiare disponibilità, tariffe e prenotazioni tra sistemi.

• Quale metodo usate per ciascun portale su cui vendo?
• Ogni quanto si aggiornano i calendari importati, e posso vedere quando è avvenuta l'ultima sincronizzazione?
• Se capita comunque un overbooking, chi viene avvisato e qual è la procedura?

Una buona risposta è onesta sui tempi. Diffida di chi definisce "in tempo reale" un feed iCal.

Andarsene: contratto, dati e dominio

Magari non cambierai mai, ma quanto è facile farlo dice molto dell'accordo.

Contratto

Chiedi la durata, il preavviso, se si rinnova in automatico, se ci sono penali di uscita e se i prezzi possono cambiare durante il contratto. Buona risposta: contratto mensile o annuale, preavviso breve, nessuna penale e variazioni di prezzo comunicate in anticipo.

Esportare i dati

Puoi esportare da solo prenotazioni ed elenco ospiti, quando vuoi, senza aprire un ticket all'assistenza? In che formato? Un file da foglio di calcolo (CSV) è il minimo utile. Verifica che l'export includa le prenotazioni future e le caparre già incassate. Poi chiedi cosa succede ai tuoi dati quando te ne vai: per quanto vengono conservati e se vengono cancellati su richiesta. La Commissione ricorda che il contratto con il responsabile deve indicare cosa accade ai dati personali alla fine del rapporto.

Dominio e sito

La pagina di prenotazione sta sul tuo dominio o su un indirizzo del fornitore? Chi ha registrato il dominio, e a nome di chi? Se il sito te l'ha fatto il fornitore, resta tuo quando te ne vai? Pagine e link sul tuo dominio costruiscono la tua visibilità sui motori di ricerca; sul dominio di un altro costruiscono la sua, e si interrompono quando cambi. Buona risposta: il dominio è intestato a te e la pagina di prenotazione vive sul tuo sito.

Cosa vede l'ospite e chi ti risponde

• Lingue. Ogni passaggio è nella lingua dell'ospite, comprese le condizioni e l'email di conferma?
• Smartphone. Fai una prenotazione di prova dal tuo telefono, dall'inizio alla fine, prima di firmare.
• Accessibilità. Si riesce a prenotare solo con la tastiera e con uno screen reader? Chiedi se fanno test secondo le linee guida WCAG.
• Assistenza. Chi risponde: una persona, un bot, un rivenditore? In che lingua, in quali giorni e con che tempi in alta stagione?

La checklist

Stampala e portala all'appuntamento con il commerciale.

• Commissione o tariffa fissa, e su cosa: extra, IVA, imposta di soggiorno, cancellazioni?
• Attivazione, canone, costi legati ai volumi; commissioni sulle carte incluse o no
• Il mio conto di pagamento o quello del fornitore; tempi dei versamenti
• Chi gestisce rimborsi e chargeback
• Accordo sul trattamento dei dati; niente marketing ai miei ospiti
• Export in autonomia, formato, e i miei dati quando me ne vado
• Durata, preavviso, rinnovo automatico, penali di uscita
• Metodo di sincronizzazione, frequenza, procedura in caso di overbooking
• Pagina di prenotazione sul mio dominio; dominio e sito intestati a me
• Lingue, prova da smartphone, accessibilità, assistenza

Come risponde Likwiid Direct

Ecco le nostre risposte per Likwiid Direct. Direct non prende commissioni. Si integra nel sito che hai già, sul tuo dominio, oppure costruiamo il sito intorno a lui. La caparra pagata con carta arriva sul tuo conto di pagamento e l'elenco degli ospiti resta tuo. Dal pannello del proprietario puoi cercare ed esportare le prenotazioni. Scegli tu tra la modalità su richiesta, in cui non si addebita nulla e confermi a mano, e la prenotazione immediata con caparra su carta.

La sincronizzazione dei calendari usa iCal, quindi non è istantanea: i feed si aggiornano a intervalli e il calendario mostra quando è avvenuta l'ultima sincronizzazione. Direct non è un channel manager ed è un prodotto nuovo: le demo pubbliche usano strutture inventate. Se stai ancora confrontando la vendita diretta con le commissioni dei portali, la nostra guida su quanto costano davvero le commissioni dei portali fa i conti. E se vuoi farci queste stesse domande, scrivici.